Budgets in der Insthandhaltung

Budgets in der Insthandhaltung

Schluss mit der Vergangenheit!

Budgetplanung auf Basis des Vorjahres – so machen es viele Unternehmen in der Instandhaltung. Der Haken dieser Taktik: Alte Budgetzahlen sagen wenig bis nichts über aktuelle und zukünftige Bedarfe in der Instandhaltung aus. Höchste Zeit also, auf eine datenbasierte Finanzplanung umzustellen – mit der richtigen Strategie und dem passenden Tool.

 

 

Das Instandhaltungsbudget ist das vielleicht am meisten unterschätzte Thema im Asset Management. Um die Budgetplanung für das nächste Geschäftsjahr möglichst schnell und mit minimalem Aufwand abzuschließen, nutzt der zuständige Instandhaltungsmanager meist die Ausgaben des Vorjahres. Anschließend rechnet er zur Sicherheit noch mögliche Kostensteigerungen oben drauf und fertig ist der neue Finanzplan. So simpel und damit attraktiv diese Art der Budgetplanung erscheinen mag, bleibt sie nicht ohne Folgen. Die ökonomisch dramatischste Konsequenz: Das Instandhaltungsbudget steigt Jahr für Jahr an.

Eine Strategie, die man sich als Unternehmen leisten können will und muss – schließlich ließe sie sich in Zeiten von Big Data und Smart Companies deutlich optimieren. Bei genauerem Hinsehen nämlich liefert das Instandhaltungsbudget belastbare Zahlen und Fakten über die eigene Performance und Effizienz – und damit auch über Optimierungspotenziale. Mit anderen Worten: Eine effektive Datenanalyse und angepasste Budgetplanungsmethodik ermöglicht zielgenauere Berechnungen, eine effizientere Kostensteuerung und eine ökonomisch sinnvolle Ressourcenallokation in der Instandhaltung.

 

Neues Budget, alte Probleme

Diese Erkenntnis ist längst auch zu den Instandhaltungsteams der meisten Unternehmen durchgedrungen. Warum aber setzen sie trotzdem zum Großteil immer noch auf die klassische Vorgehensweise und ziehen das vergangene Geschäftsjahr für die Planung des nächsten Instandhaltungsbudgets heran, statt konkrete Anlagendaten zu nutzen? Die kurze Antwort: Eine anlagenbasierte Budgetplanung scheitert vor allem an den dafür notwendigen Prozessen und unzureichenden Anlagendaten. So werden Teilbudgets innerhalb der Instandhaltung bis heute häufig in Exceltabellen festgehalten. Die Berücksichtigung von Instandhaltungsplänen? Fehlanzeige. Hinzu kommt die Nutzung verschiedener IT-Systeme und Software-Tools, die eine Zusammenfassung und Auswertung der Zahlen schwierig bis unmöglich macht.

Schwierigkeiten bereitet zudem die Instandhaltungsbudgetplanung per Gegenstromverfahren. In der Instandhaltungspraxis heißt das: Jeder Anlageningenieur kalkuliert den Finanzbedarf für den eigenen Verantwortungsbereich – ein klassisches Bottom-Up-Verfahren. Umgekehrt muss der Instandhaltungsmanager die Top-Down-Vorgaben der Geschäftsführung, vor allem das Gesamtbudget, bei seiner Planung berücksichtigen. Am Ende ist jedes Instandhaltungsbudget also ein Kompromiss – allerdings einer, der im Wesentlichen auf Wünschen, abstrakten Zielgrößen und der Vergangenheit basiert. Der aktuelle, zukünftige und vor allem tatsächliche Instandhaltungsbedarf? Die zu erwartende Marktentwicklung, die sich auf Auslastung und Verfügbarkeit der Anlagen und somit auch unmittelbar auf die Instandhaltung auswirkt? Das alles sind bisher Aspekte, die größtenteils unter den Tisch fallen. Das Endergebnis einer solchen Kostenplanungsstrategie überrascht wenig: zahlreiche Ineffizienzen. Oder wie es eine US-amerikanische Redewendung formuliert: ‚Maintenance at any cost‘ statt ‚Maintenance at right cost‘.

Nachfrage bestimmt Instandhaltungsstrategie

Die gute Nachricht lautet: Die Industrie 4.0 mit ihren vielfältigen Möglichkeiten zur Datenanalyse bietet Chancen für eine Budgetplanung auf deutlich höherem Niveau. Dafür jedoch braucht es im ersten Schritt die passende Strategie und Methode – wie das sogenannte Demand-Driven-Budgeting (DDB). Bereits der Name verrät: Statt für eine Produktionsanlage oder einzelne Anlagenbereiche fixe, relativ ungenaue (Jahres-)Budgets vorzugeben, können Instandhaltungsbudgets auf DBB-Basis flexibel geplant und angepasst werden. Der größte Vorteil: Die Budgets können antizyklisch zur Verfügbarkeit eingesetzt und somit die Auftragslage in der Produktion berücksichtigt werden. Ist beispielsweise absehbar, dass einige Monate später aufgrund einer sinkenden Auftragslage eine geringere Verfügbarkeit ausreicht, können die Instandhaltungsmaßen – und damit die Ausgaben - bereits vorab reduziert werden. Ist umgekehrt absehbar, dass die Nachfrage steigt und eine möglichst hohe Verfügbarkeit erfordert, kann die Instandhaltung rechtzeitig reagieren, um die gewünschte Verfügbarkeit zum vorgesehenen Zeitpunkt durch intensivere Maßnahmen zu erreichen. Eine bedarfsbasierte, antizyklische Budgetoptimierung sorgt also dafür, dass die benötigte Verfügbarkeit jederzeit gewährleistet ist, und das jeweils zu optimalen Kosten.

Vorteile des Demand-Driven-Budgeting (DDB): Die Budgets können antizyklisch zur Verfügbarkeit eingesetzt und somit die Auftragslage in der Produktion berücksichtigt werden.

Budgetplanung ‚von null an‘

Damit eine Strategie auf Basis des Demand-Driven-Budgeting in der Instandhaltungspraxis funktioniert, braucht es das passende Budgetierungsinstrument und Daten. Viele Unternehmen setzen dabei auf das Zero-Base-Budgeting (ZBB). Im Vergleich zur klassischen Instandhaltungsbudgetplanung verfolgt das ZBB einen gegensätzlichen Ansatz. Vergangene Budgets spielen hier keinerlei Rolle. Stattdessen werden Jahr für Jahr sämtliche Kostenfaktoren von der ‚Zero Base‘, also von Null, analysiert und berechnet. Die Vorteile dieser Herangehensweise liegen auf der Hand: Nicht mehr benötigte Instandhaltungsleistungen können konsequent identifiziert und eingespart werden, unnötige ‚Standardpositionen‘ identifiziert und werden vermieden. Wichtige Analgen und damit verbundene kritische Instandhaltungsaufgaben können zielgenau bestimmt und somit auf das jeweils nötige Maß angepasst werden. Zudem können erforderliche Kostensteigerungen kritisch analysiert und auf ihre Notwendigkeit überprüft werden. Wer ZBB in der Instandhaltung einsetzen will, muss bei der Budgetplanung fünf Handlungsfelder berücksichtigen: die vorbeugende, zustandsabhängige und ausfallsorientierte Instandhaltung, sowie Einzel- /Sondermaßnahmen und regelmäßige Verbesserungsprojekte (Continuous Improvement bzw. CI). Im Rahmen des ZBB bietet sich zudem eine doppelte Planungsstrategie an, die sich aus den beiden folgenden Komponenten zusammensetzt:

Vorteile des Zero-Base-Budgeting (ZBB): Nicht mehr benötigte Instandhaltungsleistungen können konsequent identifiziert und eingespart werden, unnötige ‚Standardpositionen‘ identifiziert und werden vermieden.

1.Equipment-Einzelstrategie:

Per Definition sind in der Instandhaltung jedes System, manchmal sogar ein einzelnes Equipment oder ein Bauteil eine technische Einheit. Im Rahmen das ZBB wird jede dieser Einheiten ‘von null’ untersucht und anschließend berechnet, was an Instandhaltungsmaßnahmen sinnvoll und nötig ist. So richtig und wichtig diese Strategie auch ist, weil sie eine extrem zielgenaue Budgetplanung ermöglicht, erfordert ihre vollständige Implementierung einen langfristigen Ansatz. Der Grund: Viele Produktionsanlagen bestehen aus einer fünfstelligen Anzahl an Equipment. Somit ist die Erstellung von kostenbezogenen Einzelstrategien mit einem hohen Ressourcenaufwand verbunden und braucht Zeit.

2. Equipment-Kategoriestrategie:

Dieser Teil ist die kurzfristige Komponente der Equipment-Strategie. Im Gegensatz zur Einzelstrategie wird ein Equipment hier in passenden Kategorien – zum Beispiel “Pumpen” oder “Tanks” – geclustert. Von wenigen untersuchten Equipments wird der Instandhaltungsbedarf auf die jeweilige Kategorie hochgerechnet, also eine Art Mittelwert gebildet. Letzterer ist zwar weniger genau als ein Einzelwert, ermöglicht im Vergleich zu bisher angewendeten Planungsmethoden aber dennoch genauere Zahlen und ist verhältnismäßig schnell umsetzbar und wirksam.

 

Mit dem richtigen Tool zum zielgenauen Budget

Trotz seines hohen Mehrwerts ist das Zero-Base-Budgeting in der Praxis nicht ohne Weiteres umsetzbar. Um die komplexen Zusammenhänge zwischen Instandhaltungsstrategie(n) und –maßnahmen, der erwarteten Verfügbarkeit sowie der dafür nötigen Budgets per Datenanalyse zu ermitteln, reichen die bisher eingesetzten Planungstools nicht aus. Ein geeignetes Tool sollte beispielweise dazu in der Lage sein, mögliche Korrelationen zwischen erwarteter Verfügbarkeit und den erwarteten Kosten für unterschiedliche Szenarien zu simulieren. Für jede Instandhaltungsstrategie können dann Tausende von Simulationen durchgeführt werden, um die Auswirkungen auf die Gesamtverfügbarkeit einer Produktionsanlage zu bewerten. Dies wiederum ermöglicht, das übergeordnete Ziel zu erreichen: Per bedarfsorientiertem Budgetierungsansatz werden die Geschäftsziele der Produktion direkt mit der Instandhaltungsstrategie verknüpft, die zum Erreichen der Ziele notwendig ist.

Genau ein solches Tool hat T.A. Cook in Zusammenarbeit mit Deloitte jetzt entwickelt: Eine App, deren Funktionen auf dem Demand-Driven und Zero-Base-Budgeting Ansatz basieren. Das Tool bietet zahlreiche Vorteile bei der Festlegung des optimalen Instandhaltungsbudgets. So können mit der App existierende Equipment-Strategien bewertet und mit finanziellen und verfügbarkeitsrelevanten Informationen verknüpft werden. Zudem analysiert das Tool sämtliche budgetrelevanten Positionen wie CI-Maßnahmen, verschobene Instandhaltungsaktivitäten automatisch, sodass deren Auswirkungen in den zukünftigen Instandhaltungsbedarf eingerechnet wird. Das multifunktionale Tool erleichtert den Wandel hin zu einer bedarfsorientierten und professionellen Instandhaltungsbudgetplanung.

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