In Zeiten digitaler Maschinen und Anlagen genügt es längst nicht mehr, eine Ersatzteilstrategie zu verfolgen. Stattdessen sollte ein modernes Ersatzteilmanagement auf einer mehrgleisigen Instandhaltungsstrategie basieren. 

Die entscheidende Rolle spielt dabei die Anlagen- bzw. Equipment-Kritikalität. Von ihr hängen sämtliche Anlagen- und somit Ersatzteil-Strategien ab. Dabei gilt: Je kritischer das einzelne Equipment für den Produktionserfolg, desto größer die potenziellen Umsatzverluste bei einem Ausfall – und desto entscheidender die Verfügbarkeit oder sofortige Lieferbarkeit von Ersatzteilen sowie eine optimale Instandhaltung. Ein einfaches Beispiel: Leuchtkörper in einer Lagerhalle sind zweifellos unkritisches Equipment. Hohe Lagerbestände oder aufwendige Instandhaltungsmaßnahmen sind somit nicht nötig, eine Run-to-Failure-Strategie sehr wahrscheinlich akzeptabel. Eine Pumpe, deren Ausfall die gesamte Produktion lahmlegen würde und die nicht ohne Weiteres durch interne Maßnahmen repariert werden kann, muss dagegen als kritisches Anlagenteil betrachtet werden. Hier sollten Ersatzteile – zumindest in einer definierten Mindestmenge – sofort verfügbar sein.

Ein solches Ersatzteilmanagement funktioniert in der Praxis allerdings nur als Teil einer zustands-, durchsatz- bzw. zeitabhängigen Instandhaltungsstrategie mit den notwendigen Inspektions- und Wartungsplänen. Das bedeutet auch: Die Stammdaten sämtlicher Anlagenteile, insbesondere der kritischen, müssen in einem ERP-System bzw. einem CMMS (Computerbasiertes Maintenance Management System) erfasst werden. Liegen die benötigen Daten digital vor, ermöglichen sie dank der genutzten Software die sogenannte Ersatzteil-Nachfrage-Vorhersage. Die Vorhersage benötigter Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien basiert somit auf der Laufzeit und dem Durchsatz der zu wartenden Anlagen, sowie deren Kritikalität und den an ihnen geplanten Wartungsmaßnahmen.

Das bedeutet: Das zuständige Personal weiß jederzeit, wie hoch die Verfügbarkeit einer Anlage über welchen Zeitraum ist bzw. sein wird. Liegt die Auslastung beispielweise über einen längeren Zeitraum bei nahezu 100 Prozent, müssen entsprechende Maßnahmen getroffen worden. Dazu zählt auch, Ersatzteile für kritische Anlagenteile rechtzeitig und in ausreichender Menge – im Optimalfall automatisiert – zu bestellen. Fallen, beispielsweise aufgrund geringer Nachfrage, Maschinenlaufzeit und -durchsatz geringer aus, passt sich das Ersatzteilmanagement der neuen Produktionssituation vorausschauend an. Die Ersatzteilmenge entspricht in beiden Fällen annähernd dem tatsächlichen Bedarf im Hinblick auf die geplanten Instandhaltungsmaßnahmen.  Somit müssen weniger Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien eingekauft und gelagert werden. Lagerhaltungskosten werden wie gewünscht reduziert und lange Ausfallzeiten dennoch vermieden.

Den Großteil ihrer Ersatzteile beziehen Unternehmen von diversen OEM’s und sonstigen Dienstleistern. Sämtliche Bestandteile der Zusammenarbeit sind vertraglich geregelt. In vielen Verträgen im Bereich Ersatzteilmanagement dominieren allerdings bis heute rein finanzielle Aspekte, also vor allem die Frage: welches Ersatzteil kostet wie viel? An operativen Vereinbarungen wie Lieferzeiten oder zu nutzenden RFID-Bezeichnungs-Typen mangelt es dagegen oftmals. Hier sollten Unternehmen nachjustieren und ihre Kooperationen kritisch prüfen.

Dabei geht es einerseits um verbindliche Definitionen von Lieferbedingungen. Andererseits können auch Erweiterungen der Zusammenarbeit Sinn machen. Konkret kann dies zum Beispiel bedeuten, ein Konsignationslager-Konzept mit einem oder mehreren Lieferanten zu betreiben. In solchen Magazinen - in einigen Fällen auch nur Automaten -  werden die häufig benötigten Verbrauchs- und Ersatzteile aufbewahrt. Erst bei Nutzung der Teile wird der OEM bezahlt. Für das Unternehmen heißt das: Es spart sich Einkaufs- und Lagerhaltungskosten sowie das Handling der eingelagerten Teile. Zudem tauchen die verbleibenden Kosten erst in der Bilanz auf, wenn die Teile ‚konsumiert‘ wurden. So profitieren alle Partner, während das potenzielle Ausfallrisiko überschaubar bleibt. In vielen Fällen funktioniert diese Zusammenarbeit in der Praxis bereits seit Jahren, kann aber sicher weiter ausgebaut werden.

Denkt man diesen Ansatz konsequent weiter, landet man schnell bei zwei weiteren, großen Hebeln: Der unternehmensinternen sowie der unternehmensübergreifenden Standardisierung von Anlagen und deren Bauteilen. Ein selbst geschaffenes Problem vieler, besonders international tätiger Unternehmen ist, dass die meisten Standorte eigenes Equipment nutzen. Folglich braucht jeder Standort oder sogar jede Anlage individuelle Ersatzteile. Würde man damit beginnen, die Anlagen mit unternehmensweit definierten Standardanlagenteilen zu ersetzen, entsteht großes Einsparpotenzial, da Ersatzteiltypen nicht mehr redundant eingelagert werden müssen. Die Einkaufs- und Lagerungskosten, sowie Kosten zur Datenerfassung und -verwaltung ließen sich somit erheblich reduzieren. Erste Unternehmen in der Rohstoffindustrie haben bereits mit der Umsetzung einer globalen Standardisierung begonnen.
Ähnliches Potenzial steckt in der unternehmensübergreifenden Standardisierung. Speziell in Chemieparks oder vergleichbaren Industriezentren würde es sich anbieten, ähnliche Anlagenteile zu nutzen, um in zentralen, gemeinsam betriebenen Magazinen keine Duplikate einlagern zu müssen.

Im Hinblick auf die Gesamtkosten im Ersatzteilmanagement ist dieser Punkt eher langfristig gedacht, spielt aber dennoch bereits heute eine wichtige Rolle. Unter das Stichwort digitale (Herstell-)Verfahren fallen unterschiedlich komplexe Ansätze. Eine eher kleinere und schnellere Methode ist die Integration digitaler Tools in bereits existierende ERP-Systeme. So gibt es schon jetzt die Möglichkeit, die Erfassung von Ersatzteilen digital abzuwickeln. Fällt beispielsweise bei einem Teil die verfügbare Menge unter eine festgelegte Mindestanzahl, registriert das System dies automatisch und kümmert sich – ebenfalls selbstständig – sofort um die rechtzeitige Nachbestellung. Zudem können mittels semiaktiven RFID UHD Transpondern, die mit einer Reichweite von 100m ausgelesen werden können, automatisch Bestandsstände erfasst werden, sofern alle eingelagerten Teile mit Transpondern versehen sind.

Neben diesen Hebeln sollte geprüft werden, inwieweit CAM- Verfahren (Computer-aided manufacturing), vor allem der 3D-Druck, zu Kostensenkungen beitragen können. Zwar stehen diese Technologien zurzeit noch am Anfang und sind gerade im Hinblick auf die Massenproduktion von Ersatzteilen extrem teuer. Dennoch können Unternehmen bereits jetzt notwendige Grundlagen für den Einsatz solcher Verfahren schaffen. Die wichtigsten Voraussetzungen: Prüfen, ob Ersatzteile durch additive Herstellverfahren überhaupt reproduzierbar sind, und erweitern der Ersatzteilstammdaten um 3D-Modelle sowie Materialinformationen. Liegen diese Daten vor, sind 3D-Druckverfahren mittel- und langfristig ein wichtiger Faktor für Kostenreduzierungen im Ersatzteilmanagement. Denn: Neben den nicht druckbaren Ersatzteilen müssen lediglich die Rohstoffe für den 3D-Druck aufbewahrt werden. Da Rohstoffe günstiger sind als Ersatzteile, wird durch den Einsatz additiver Herstellverfahren auch die Unternehmensbilanz verbessern – zur Freude der Buchhalter.