In Zeiten digitaler Maschinen und Anlagen genügt es längst nicht mehr, eine Ersatzteilstrategie zu verfolgen. Stattdessen sollte ein modernes Ersatzteilmanagement auf einer mehrgleisigen Instandhaltungsstrategie basieren.
Die entscheidende Rolle spielt dabei die Anlagen- bzw. Equipment-Kritikalität. Von ihr hängen sämtliche Anlagen- und somit Ersatzteil-Strategien ab. Dabei gilt: Je kritischer das einzelne Equipment für den Produktionserfolg, desto größer die potenziellen Umsatzverluste bei einem Ausfall – und desto entscheidender die Verfügbarkeit oder sofortige Lieferbarkeit von Ersatzteilen sowie eine optimale Instandhaltung. Ein einfaches Beispiel: Leuchtkörper in einer Lagerhalle sind zweifellos unkritisches Equipment. Hohe Lagerbestände oder aufwendige Instandhaltungsmaßnahmen sind somit nicht nötig, eine Run-to-Failure-Strategie sehr wahrscheinlich akzeptabel. Eine Pumpe, deren Ausfall die gesamte Produktion lahmlegen würde und die nicht ohne Weiteres durch interne Maßnahmen repariert werden kann, muss dagegen als kritisches Anlagenteil betrachtet werden. Hier sollten Ersatzteile – zumindest in einer definierten Mindestmenge – sofort verfügbar sein.
Ein solches Ersatzteilmanagement funktioniert in der Praxis allerdings nur als Teil einer zustands-, durchsatz- bzw. zeitabhängigen Instandhaltungsstrategie mit den notwendigen Inspektions- und Wartungsplänen. Das bedeutet auch: Die Stammdaten sämtlicher Anlagenteile, insbesondere der kritischen, müssen in einem ERP-System bzw. einem CMMS (Computerbasiertes Maintenance Management System) erfasst werden. Liegen die benötigen Daten digital vor, ermöglichen sie dank der genutzten Software die sogenannte Ersatzteil-Nachfrage-Vorhersage. Die Vorhersage benötigter Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien basiert somit auf der Laufzeit und dem Durchsatz der zu wartenden Anlagen, sowie deren Kritikalität und den an ihnen geplanten Wartungsmaßnahmen.
Das bedeutet: Das zuständige Personal weiß jederzeit, wie hoch die Verfügbarkeit einer Anlage über welchen Zeitraum ist bzw. sein wird. Liegt die Auslastung beispielweise über einen längeren Zeitraum bei nahezu 100 Prozent, müssen entsprechende Maßnahmen getroffen worden. Dazu zählt auch, Ersatzteile für kritische Anlagenteile rechtzeitig und in ausreichender Menge – im Optimalfall automatisiert – zu bestellen. Fallen, beispielsweise aufgrund geringer Nachfrage, Maschinenlaufzeit und -durchsatz geringer aus, passt sich das Ersatzteilmanagement der neuen Produktionssituation vorausschauend an. Die Ersatzteilmenge entspricht in beiden Fällen annähernd dem tatsächlichen Bedarf im Hinblick auf die geplanten Instandhaltungsmaßnahmen. Somit müssen weniger Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien eingekauft und gelagert werden. Lagerhaltungskosten werden wie gewünscht reduziert und lange Ausfallzeiten dennoch vermieden.